Procedura per la Conduzione degli Audit Interni sui Processi Contabili e Amministrativi

Ho parlato più volte in questo blog dell’opportunità di consulenza che scaturisce dall’applicazione dell’Art. 2086 cc relativo agli adeguati assetti.

Ma una volta messi sotto controllo i processi amministrativi e contabili, integrandoli magari nel sistema qualità, come devono essere condotti gli audit interni?

Di seguito troverai la bozza di una procedura Conforme alla norma ISO 9001:2015 e alle linee guida ISO 19011:2018 – valida anche per organizzazioni con Revisore Legale dei Conti

1. Scopo

Definire il metodo per pianificare, condurre, documentare e monitorare gli audit interni sui processi contabili e amministrativi, assicurando la conformità ai requisiti normativi, legali e aziendali e individuando opportunità di miglioramento. Gli audit interni non sostituiscono l’attività del Revisore Legale dei Conti, ma forniscono un controllo aggiuntivo sui processi aziendali.

2. Campo di applicazione

La procedura si applica agli audit interni sui seguenti processi:

• Contabilità generale e bilancio
• Contabilità clienti e fornitori
• Tesoreria e gestione finanziaria
• Controllo di gestione e reporting
• Adempimenti fiscali e tributari
• Gestione del personale e amministrazione del lavoro
• Amministrazione generale e compliance

3. Riferimenti normativi

• ISO 9001:2015 – Requisiti per i sistemi di gestione per la qualità
• ISO 19011:2018 – Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione
• Normativa vigente sulla Revisione Legale dei Conti

4. Coordinamento con il Revisore Legale dei Conti

• Gli audit interni si concentrano sulla correttezza e conformità delle procedure aziendali, mentre il Revisore Legale dei Conti si occupa del controllo obbligatorio del bilancio e della regolarità contabile e fiscale.
• L’attività del Revisore Legale dei Conti ha priorità su quella dell’audit interno.
• Il Responsabile Qualità può condividere con il Revisore i risultati degli audit interni per evitare sovrapposizioni e favorire il miglioramento complessivo del sistema di controllo.

5. Responsabilità

• Responsabile Qualità (RQ): Pianifica gli audit interni e assegna gli auditor.
• Auditor interno: Conduce l’audit, raccoglie le evidenze e redige il rapporto.
• Responsabile del processo: Collabora con l’auditor e attua le azioni correttive se necessarie.
• Direzione: Analizza i risultati dell’audit e approva le eventuali azioni migliorative.
• Revisore Legale dei Conti: Non partecipa agli audit interni, ma può essere informato sulle risultanze per eventuali sinergie con la revisione obbligatoria.

6. Modalità di esecuzione

6.1 Pianificazione dell’audit

• Il Responsabile Qualità redige un Piano annuale degli audit interni, includendo:
  • Processi da auditare
  • Periodicità
  • Auditor assegnati
• La pianificazione tiene conto delle attività del Revisore Legale per evitare sovrapposizioni.
• Gli audit interni si concentrano su efficienza dei processi e rispetto delle procedure interne, senza duplicare le verifiche già svolte dal Revisore Legale.

6.2 Preparazione dell’audit

L’auditor interno:

1. Definisce lo scopo e i criteri dell’audit.
2. Prepara una checklist di verifica basata sulle procedure aziendali e sugli obblighi normativi interni.
3. Concorda con il Responsabile del processo la data dell’audit.

6.3 Conduzione dell’audit

• Riesame documentale: Controllo delle procedure, registrazioni contabili, scadenziari, report di gestione, contratti e documentazione amministrativa.
• Interviste: Verifica con il personale l’applicazione delle procedure aziendali.
• Verifiche operative: Controllo della gestione delle fatture, pagamenti, adempimenti fiscali, tesoreria, contratti di lavoro, compliance.
• Raccolta di evidenze oggettive: Documentazione di eventuali scostamenti rispetto alle procedure interne.

6.4 Redazione del rapporto di audit

L’auditor interno compila il Rapporto di Audit Interno, che include:

• Identificazione dell’audit (processo, data, auditor)
• Obiettivi e criteri dell’audit
• Evidenze raccolte
• Non conformità rilevate (se presenti)
• Osservazioni e opportunità di miglioramento
• Conclusioni dell’audit

Il rapporto viene condiviso con il Responsabile del processo, la Direzione e, se ritenuto utile, con il Revisore Legale per eventuali considerazioni.

6.5 Azioni correttive e follow-up

• Il Responsabile del processo deve proporre un Piano di Azioni Correttive (PAC) entro 10 giorni dall’audit per le non conformità rilevate.
• Il Responsabile Qualità verifica l’attuazione delle azioni correttive.
• Se necessario, viene pianificato un audit di follow-up.

7. Registrazioni e documentazione

• Piano annuale degli audit interni
• Checklist di audit
• Rapporti di audit interni
• Piani di azioni correttive e follow-up

8. Riesame e miglioramento

I risultati degli audit interni vengono discussi durante il Riesame della Direzione, con particolare attenzione a:

• Conformità dei processi interni
• Efficienza e opportunità di miglioramento
• Sinergie con l’attività del Revisore Legale

9. Revisione della procedura

La procedura viene aggiornata periodicamente per garantirne l’efficacia e l’allineamento con la normativa vigente.