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Gli International Business Communication Standards (IBCS) sono standard di reporting progettati per migliorare l’efficacia e la comprensione delle informazioni aziendali attraverso regole di rappresentazione comuni. Le aziende si trovano ad affrontare una crescente complessità e la necessità di prendere decisioni basate su dati chiari, concisi e facilmente comprensibili. Le sfide principali per dirigenti e manager includono la rapidità delle decisioni, la gestione di grandi quantità di dati e la rappresentazione efficace di relazioni causa-effetto sempre più complesse. IBCS fornisce una soluzione concreta a queste sfide, aiutando a standardizzare il linguaggio visivo utilizzato nel reporting e a migliorare la comprensione. I principi IBCS sono stati sviluppati da Rolf Hichert e mirano a stabilire un linguaggio comune per la comunicazione aziendale.

Uno dei principi guida di Hichert è che “se si vuole che la comunicazione organizzativa sia più efficace, è necessario mostrare le stesse cose nello stesso modo”. Questo concetto si traduce in uno standard che promuove una rappresentazione uniforme dei dati, riducendo gli errori di interpretazione e accelerando la comprensione delle informazioni.

L’adozione di un linguaggio comune per la rappresentazione dei dati è necessaria per garantire che i report possano essere compresi in modo rapido e uniforme, indipendentemente da chi li ha scritti o dal software utilizzato. L’obiettivo è rendere l’aspetto del report indipendente dalle preferenze personali dell’autore e migliorare la coerenza della comunicazione organizzativa; uno studio di Freyer et al. (2019) ha rilevato che l’adozione dell’IBCS ha ridotto gli errori di interpretazione del 61% e migliorato i tempi di comprensione dei report del 46%.

Questi risultati evidenziano come l’uso di una semantica comune e di una visualizzazione standardizzata possa avere un impatto significativo sull’efficacia del reporting.

 

 

Le regole IBCS

L’IBCS si basa su una serie di regole di base delineate nelle linee guida IBCS.

1. La prima regola riguarda la costruzione dei grafici rispetto a un asse temporale o strutturale. I grafici dovrebbero essere costruiti su un asse orizzontale per rappresentare le serie temporali, mentre un asse verticale è preferibile per mostrare i confronti strutturali. Lo stesso principio si applica alle tabelle.
2. La seconda regola riguarda l’uniformità dei titoli dei rapporti, che devono seguire tre linee standard: chi (riferimento all’azienda o all’unità organizzativa), cosa (descrizione del contenuto del report, ad esempio l’importo espresso) e quando (il periodo coperto dal report).
3. La terza regola definisce linee piene per i dati reali, contorni per i budget e linee tratteggiate per le previsioni.
4. La quarta regola riguarda l’uso dei colori per evidenziare gli scostamenti. Colori come il verde e il rosso aiutano a evidenziare gli scostamenti dagli obiettivi prefissati, rendendo immediatamente visibili le aree importanti o positive.
5. La quinta regola prevede l’uso del colore blu per attirare l’attenzione su dati e messaggi che meritano particolare attenzione: Adottando lo standard IBCS, i report possono essere prodotti in minor tempo, riducendo i tempi di lettura e di decisione.

L’uso di regole comuni assicura che tutti i dati siano presentati in modo uniforme, rendendo i report più facili da confrontare e comprendere. Inoltre, l’uso di standard visivi riduce il rischio di interpretazioni errate dei dati e consente ai manager di prendere decisioni più informate e affidabili.

L’IBCS raccomanda inoltre di investire tempo e metodologia adeguati nella progettazione del report per produrre un report che comunichi in modo chiaro e completo le informazioni chiave. È importante che i report aziendali evidenzino gli scostamenti dal piano e forniscano informazioni utili per capire se l’azienda è sulla buona strada per raggiungere i propri obiettivi; un esempio dell’uso di IBCS è la rappresentazione del conto economico, che mostra chiaramente gli scostamenti dal budget in forma grafica. L’esempio di documento rende immediatamente visibili gli scostamenti utilizzando modelli di colore e di riempimento per distinguere tra variabili effettive, preventivate e previste. Ad esempio, se l’utile operativo è inferiore al budget, viene evidenziato in rosso e viene fornita una spiegazione della causa principale, ad esempio gli elevati costi delle materie prime.

Questo approccio facilita la lettura e la comprensione del problema e delle misure da adottare, poiché la correlazione tra causa ed effetto diventa evidente.

 

Per saperne di più

Per implementare efficacemente l’IBCS, è consigliabile partecipare a corsi di formazione specializzati. A questo proposito, segnaliamo il workshop gratuito, organizzato da WtB Academy,

https://www.wtbacademy.it/corso/migliorare-efficacia-e-comprensione-dei-report-con-gli-ibcs/

Il workshop illustrerà gli strumenti necessari per trasformare il reporting in un efficace strumento di comunicazione e, in particolare, di supporto alle decisioni aziendali.

 

Conclusione

In conclusione, i principi IBCS possono essere di grande aiuto nella gestione di informazioni aziendali sempre più complesse, migliorando l’efficacia della comunicazione e riducendo il potenziale di errore. Grazie all’adozione di un linguaggio visivo comune, l’IBCS consente di creare report chiari, concisi e di facile comprensione, anche in situazioni molto complesse. Nell’ambiente odierno, in cui la rapidità decisionale è fondamentale, i principi IBCS forniscono a dirigenti e manager uno strumento prezioso per prendere decisioni informate e affrontare con successo le sfide aziendali.

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