La tecnica dei 5 Perché è un metodo di analisi delle cause profonde (root cause analysis) che consiste nel chiedersi ripetutamente “Perché?” per identificare la causa principale di un problema.
Originariamente sviluppata da Sakichi Toyoda e adottata nel Toyota Production System, questa tecnica è stata ampiamente utilizzata in diversi settori per migliorare i processi e risolvere problemi complessi, ed oggi vediamo come può essere usata proficuamente nello studio di un Commercialista.
Sebbene la tecnica dei 5 Perché sia nata in ambito industriale, può essere efficacemente applicata anche nello studio del Commercialista per analizzare e risolvere problemi legati all’efficienza operativa, alla gestione del personale, alla soddisfazione del cliente e ad altri aspetti critici.
Problema: Le dichiarazioni fiscali vengono consegnate ai clienti in ritardo.
Perché le dichiarazioni fiscali sono consegnate in ritardo?
Perché la preparazione delle dichiarazioni richiede più tempo del previsto.
Perché la preparazione richiede più tempo?
Perché i dati forniti dai clienti sono spesso incompleti o errati.
Perché i clienti forniscono dati incompleti o errati?
Perché non ricevono istruzioni chiare su quali documenti fornire e come compilarli.
Perché non ricevono istruzioni chiare?
Perché lo studio non ha un sistema standardizzato per comunicare le informazioni necessarie.
Perché non esiste un sistema standardizzato di comunicazione?
Perché non è stata ancora implementata una procedura operativa per la raccolta dei dati.
Soluzione: Implementare una procedura standardizzata per la comunicazione con i clienti, includendo checklist dettagliate e modelli di documenti richiesti.
Problema: Si riscontra un alto numero di errori nelle scritture contabili.
Perché ci sono molti errori nelle scritture contabili?
Perché i collaboratori commettono errori durante l’inserimento dei dati.
Perché i collaboratori commettono errori?
Perché non sono adeguatamente formati sull’uso del software contabile.
Perché non sono adeguatamente formati?
Perché non è previsto un programma di formazione continua.
Perché non esiste un programma di formazione continua?
Perché lo studio non ha assegnato risorse specifiche alla formazione del personale.
Perché non sono state assegnate risorse alla formazione?
Perché non è stata riconosciuta l’importanza della formazione per la qualità del lavoro.
Soluzione: Stabilire un programma di formazione continua per i collaboratori, con particolare attenzione all’uso corretto del software contabile e alle procedure interne.
Identificazione delle cause profonde: Aiuta a scoprire le vere cause dei problemi, evitando soluzioni superficiali.
Miglioramento continuo: Favorisce una cultura di analisi e miglioramento costante dei processi.
Semplicità ed efficacia: Facile da implementare e comprendere, non richiede strumenti complessi.
Coinvolgimento del team: Stimola la partecipazione attiva dei collaboratori nell’identificazione e risoluzione dei problemi.
La tecnica dei 5 Perché è uno strumento potente e accessibile per migliorare l’efficienza e la qualità dei servizi offerti dallo studio del Commercialista. Applicando questa metodologia, è possibile affrontare i problemi alla radice, implementare soluzioni efficaci e promuovere una cultura di miglioramento continuo all’interno dello studio.
