Commercialisti: come gestire i Documenti e le Informazioni Documentate secondo la ISO 9001:2015
Nell’ambito della gestione della qualità, la conformità alla norma ISO 9001:2015 è essenziale per garantire processi efficienti e servizi di alta qualità.
La gestione dei documenti e delle informazioni documentate è un aspetto cruciale di questa conformità, soprattutto per i commercialisti che gestiscono un’elevata quantità di documenti e registrazioni (e che se sbagliano hanno responsabilità enormi).
Ecco come un commercialista può gestire efficacemente i documenti e le informazioni documentate, in linea con i requisiti della norma ISO 9001:2015.
Identificazione e controllo dei documenti
1. Identificazione dei documenti rilevanti:
Un commercialista deve identificare tutti i documenti rilevanti per la gestione della qualità dei servizi offerti, inclusi manuali di procedure, politiche aziendali, moduli di registrazione, report finanziari, contratti dei clienti, ecc.
2. Classificazione dei documenti:
Classificare i documenti in base alla loro natura e importanza per garantire una gestione efficace e un facile accesso. Ad esempio, documenti quali politiche e procedure possono essere classificati come documenti controllati, mentre le email possono essere considerate documenti non controllati ma comunque rilevanti.
3. Controllo della documentazione:
Implementare un processo di controllo documentale per garantire che i documenti siano revisionati, approvati e aggiornati in modo tempestivo. Questo processo dovrebbe includere procedure chiare per la revisione, l’approvazione, la distribuzione e il ritiro dei documenti obsoleti.
4. Accesso controllato ai documenti:
Assicurare che l’accesso ai documenti controllati sia limitato al personale autorizzato e che vengano adottate misure di sicurezza adeguate per proteggere i documenti sensibili da accessi non autorizzati.
Gestione delle registrazioni
1. Identificazione delle registrazioni rilevanti:
Le registrazioni rappresentano prove documentate dell’avvenuta implementazione dei processi e del raggiungimento degli obiettivi di qualità. Un commercialista deve identificare e mantenere le registrazioni rilevanti per dimostrare la conformità ai requisiti della norma ISO 9001:2015 e soddisfare le esigenze dei clienti.
2. Conservazione delle registrazioni:
Assicurare che le registrazioni vengano conservate in modo sicuro e accessibile per il periodo di tempo specificato nei requisiti legali, regolamentari e contrattuali. È importante stabilire procedure chiare per la conservazione delle registrazioni e per la loro distruzione al termine del periodo di conservazione.
3. Protezione delle registrazioni:
Implementare misure di sicurezza per proteggere le registrazioni da danni, manipolazioni e accessi non autorizzati. Questo può includere la crittografia dei dati, la gestione dei diritti di accesso e la creazione di backup regolari per garantire l’integrità delle registrazioni.
Utilizzo di sistemi informatici
L’utilizzo di sistemi informatici e software di gestione documentale può semplificare notevolmente il processo di gestione dei documenti e delle registrazioni. Questi sistemi consentono di organizzare, archiviare, accedere e controllare i documenti in modo efficiente, riducendo il rischio di errori e perdite di informazioni.,
Formazione e consapevolezza:
Assicurare che il personale dello studio del commercialista sia adeguatamente formato e consapevole delle procedure e delle responsabilità relative alla gestione dei documenti e delle informazioni documentate. La formazione continua e la comunicazione efficace sono fondamentali per garantire la conformità ai requisiti della norma ISO 9001:2015.
Monitoraggio e revisione:
Implementare un processo di monitoraggio e revisione periodica della gestione dei documenti e delle registrazioni per garantire che i requisiti della norma ISO 9001:2015 siano soddisfatti e che eventuali miglioramenti possano essere identificati e implementati.
Conclusione
In conclusione, la gestione efficace dei documenti e delle informazioni documentate è fondamentale per garantire processi di alta qualità nello studio del commercialista e conformità ai requisiti della norma ISO 9001:2015.
Seguendo le linee guida sopra indicate e adottando un approccio sistematico e strutturato, un commercialista può gestire con successo la vasta quantità di documenti e registrazioni presenti nel suo studio e garantire la soddisfazione dei clienti e il successo aziendale.
