Commercialista: 3 tecniche per migliorare il DSO (Days Sales Outstanding)
La vera linfa vitale di un’azienda è il denaro che entra, non quello che si attende.
“Dottore, ci dovete aiutare, siamo nei guai.” È un’azienda di commercio all’ingrosso di apparecchiature audiovisive dall’altro lato del telefono. Avevo già sentito parlare di loro, una realtà in forte espansione, cresciuta molto velocemente. Eppure, sentire quella voce angosciata, al telefono, mi fece capire subito che qualcosa non andava per il verso giusto.
Pronto soccorso aziendale, fissiamo subito un appuntamento per il giorno dopo. Appena varcata la soglia, la pesantezza dell’atmosfera era palpabile, tensione negli uffici, impiegati preoccupati e imprenditori con lo sguardo perso. L’azienda stava affrontando una grave crisi di liquidità.
A fronte di ottime vendite, il denaro sembrava volatilizzarsi e stavano accumulando ritardi nei pagamenti ai fornitori. Avevano cercato di tamponare il problema facendo leva sulle linee di credito bancarie, ma queste ormai erano quasi esaurite.
“Più vendiamo, e più i soldi non si vedono”
Il problema era evidente: il DSO era fuori controllo. Era schizzato oltre i 90 giorni, con picchi di 120 giorni per alcuni clienti.
Il Days Sales Outstanding (DSO), ovvero il tempo medio che intercorre tra la fatturazione di un prodotto o servizio e l’effettivo incasso del credito, è un indicatore fondamentale della salute finanziaria di un’azienda. Un DSO elevato significa che il denaro rimane bloccato nei crediti commerciali per un periodo lungo, limitando la liquidità disponibile per le operazioni quotidiane e gli investimenti. Ridurre il DSO è cruciale per diverse ragioni. Innanzitutto, una maggiore liquidità permette all’azienda di pagare i fornitori puntualmente, di investire in nuove opportunità di crescita e di far fronte a eventuali imprevisti finanziari. In secondo luogo, un DSO basso contribuisce a ridurre il rischio di credito, poiché clienti che pagano in ritardo o non pagano affatto possono mettere in difficoltà la stabilità finanziaria dell’impresa. Infine, un processo di incasso efficiente libera risorse interne che possono essere dedicate ad altre attività, aumentando l’efficienza complessiva dell’azienda.
Quali sono state le azioni che abbiamo operato per riportare l’azienda in equilibrio?
Sostanzialmente tre:
- accelerare gli incassi;
- pianificare i flussi di cassa;
- incentivare i pagamenti anticipati.
Accelerare gli incassi: una sfida relazionale e strategica
I ritardi nei pagamenti sono una spina nel fianco di molte aziende, inficiando la liquidità e rallentando la crescita. Per contrastarli efficacemente, è necessario un approccio che vada oltre la mera burocrazia, concentrandosi sulla costruzione di relazioni solide e sulla prevenzione dei problemi. Prima di tutto, è fondamentale stabilire fin dall’inizio un quadro chiaro e trasparente delle condizioni di pagamento. Un contratto dettagliato, con scadenze precise e penali chiaramente definite, crea un punto di riferimento condiviso e riduce le possibilità di malintesi.
Ma la prevenzione non si limita agli aspetti contrattuali. Costruire una relazione di fiducia con i clienti è altrettanto importante. Una comunicazione aperta e trasparente, che coinvolga il cliente in ogni fase del processo, contribuisce a creare un senso di responsabilità e a ridurre il rischio di dimenticanze. Inoltre, semplificare le procedure di pagamento, offrendo diverse opzioni, rende più facile e rapido il saldo delle fatture.
Quando si verificano ritardi, è fondamentale agire in modo proattivo e personalizzato. Un monitoraggio costante dei crediti permette di identificare tempestivamente eventuali anomalie. Contattare il cliente in modo cortese e professionale per comprendere le ragioni del ritardo e trovare una soluzione condivisa è fondamentale per mantenere la relazione. Per i clienti con difficoltà temporanee, offrire piani di pagamento personalizzati può essere una soluzione efficace. Questa flessibilità non solo aiuta il cliente, ma contribuisce anche a mantenere la relazione commerciale.
Pianificare correttamente i flussi di cassa
Pianificare correttamente il flusso di cassa è essenziale per garantire la sostenibilità finanziaria di un’azienda, permettendo di gestire in modo efficace sia le esigenze quotidiane sia quelle a lungo termine. Una buona pianificazione consente di prevedere entrate e uscite, evitando problemi di liquidità e facilitando decisioni informate riguardo a investimenti e finanziamenti. Per farlo, è importante iniziare con un’analisi dettagliata del flusso di cassa attuale, raccogliendo dati storici sulle entrate e uscite, così da identificare eventuali pattern e aree problematiche.
È fondamentale monitorare costantemente questi dati, prestando particolare attenzione alle eventuali stagionalità che potrebbero influenzare l’afflusso di cassa, in modo da pianificare meglio la gestione delle risorse durante i periodi di bassa liquidità.
La previsione accurata delle entrate e delle uscite è un passo cruciale in questo processo. È necessario creare stime precise delle entrate future, basandosi su ordini esistenti, contratti, proiezioni di vendite e condizioni di pagamento dei clienti, considerando anche i rischi legati a possibili ritardi nei pagamenti o insolvenze. Allo stesso modo, le spese future devono essere stimate con attenzione, includendo costi fissi come salari e affitti, così come costi variabili come materie prime e marketing, senza dimenticare le imposte e le spese impreviste.
È utile anche eseguire analisi di scenario per considerare diversi risultati finanziari e prepararsi a eventuali variazioni impreviste.
Lo strumento fondamentale è il budget di tesoreria, che rappresenta un prospetto finanziario utile per elencare le entrate e uscite previste su base mensile, trimestrale o annuale, consentendo di tenere sotto controllo il saldo di cassa. È importante pianificare il flusso di cassa sia a breve termine, per le esigenze immediate di liquidità, sia a lungo termine, per garantire la sostenibilità futura e valutare le opportunità di investimento. Aggiornare regolarmente il budget di cassa e il flusso di cassa previsto permette di riflettere nuove informazioni, come vendite effettive e variazioni dei costi, e si consiglia un monitoraggio mensile o al massimo trimestrale.
È utile definire indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare la salute finanziaria dell’azienda, come
- il ciclo di conversione della cassa,
- il Days Sales Outstanding (DSO) e
- il Days Payable Outstanding (DPO).
Incentivi per pagamenti anticipati
Offrire incentivi per i pagamenti anticipati si rivela una strategia efficace per migliorare il flusso di cassa e ridurre i tempi di incasso. Questa pratica non solo incoraggia i clienti a effettuare i pagamenti prima della scadenza, ma contribuisce anche a rafforzare la loro fidelizzazione nei confronti dell’azienda.
Per implementare questa strategia, è possibile considerare diverse opzioni. Una delle più comuni è quella di offrire sconti per i pagamenti anticipati, definendo chiaramente le condizioni. Ad esempio, si potrebbe offrire uno sconto percentuale sul totale della fattura per chi effettua il pagamento entro un certo termine, come un 2-5% per i pagamenti effettuati entro dieci giorni dalla data di emissione della fattura.
Inoltre, un’opzione interessante è quella di adottare uno sconto scalato, che preveda una percentuale maggiore per i pagamenti effettuati entro un periodo più breve, incentivando ulteriormente i clienti a saldare le fatture in tempi rapidi. Le campagne promozionali a tempo limitato sono un altro strumento efficace; ad esempio, offrire sconti per pagamenti anticipati come parte di una promozione speciale, come “Paga entro il 30 del mese e ricevi un 10% di sconto!” crea un senso di urgenza e spinge i clienti a compiere l’azione in tempi brevi.
Un altro aspetto da considerare è l’offerta di vantaggi esclusivi ai clienti che scelgono di pagare anticipatamente. Questi vantaggi possono includere accesso a prodotti o servizi premium, sconti su acquisti futuri o la possibilità di partecipare a eventi speciali. Riconoscere pubblicamente i clienti che pagano in anticipo, magari attraverso comunicazioni aziendali o sui social media, non solo incentiva il pagamento anticipato, ma crea anche un senso di comunità attorno al brand.
È fondamentale garantire che i termini degli incentivi siano chiaramente comunicati nelle fatture e nei contratti, specificando le condizioni per il pagamento anticipato e le relative scadenze. Educare i clienti sui vantaggi del pagamento anticipato, come il miglioramento del loro rapporto commerciale e il risparmio economico, può contribuire a far crescere l’interesse verso questa opzione.
Infine, è importante monitorare l’efficacia degli incentivi offerti, analizzando i tassi di pagamento anticipato e raccogliendo feedback dai clienti. Questa valutazione aiuta a capire cosa funziona e cosa non funziona, permettendo di adattare le strategie in base ai risultati ottenuti. Essere pronti a modificare gli incentivi, sperimentando con diverse percentuali o condizioni, è fondamentale per ottimizzare i risultati nel lungo termine.
Raccogliere opinioni dai clienti dopo aver implementato gli incentivi offre spunti preziosi su come migliorare la strategia complessiva, contribuendo così a rendere l’azienda più resiliente e reattiva alle esigenze del mercato.
Conclusione
Tre semplici azioni, quasi banali, e nel giro di sei mesi l’azienda è stata rimessa in carreggiata.
Il DSO è sceso stabilmente sotto i 50 giorni. I flussi di cassa migliorati sensibilmente, consentendo all’azienda di onorare per tempo i propri debiti con i fornitori le linee di credito azzerate, con un sensibile risparmio di interessi.
Ma il vero cambiamento non fu solo nei numeri, l’azienda ha acquisito una nuova consapevolezza sulla gestione della propria tesoreria. Capirono che, per quanto le vendite siano importanti, la vera linfa vitale di un’azienda è il denaro che entra, non quello che si attende.
